Când semnezi un contract cu un OIREP, tentația este să consideri că ai bifat capitolul „deșeuri de ambalaj” și să îți muți atenția spre alte proiecte. Multe companii ajung însă să descopere abia în urma unui control sau a unei schimbări că ani întregi au raportat greșit, au plătit prea mult sau, și mai grav, că nu-și pot demonstra conformitatea.
Află care sunt cele mai frecvente greșeli în relația cu un OIREP: de la modul de organizare a datelor, până la clauzele contractuale ce ar trebui urmărite cu multă atenție.
Înțelegerea greșită a rolului OIREP și a atribuțiilor proprii
Rolul unui OIREP este să gestioneze, în numele tău, îndeplinirea țintelor de reciclare și valorificare pentru deșeurile de ambalaj puse pe piață. Acest proces presupune, în special:
- contractarea operatorilor de salubritate și a colectorilor de deșeuri
- monitorizarea trasabilității fluxurilor de deșeuri de ambalaj;
- raportarea către autorități a cantităților gestionate prin sistemul propriu;asigurarea, în limitele contractului, a atingerii țintelor anuale pentru deșeurile care intră în sarcina sa.
Răspunderea legală față de autorități și față de clienții tăi rămâne însă la tine. OIREP-ul nu poate controla ce și cum declari, ce date interne folosești sau cum îți organizezi fluxurile interne de ambalaje.
Ce rămâne în sarcina ta, chiar dacă ai contract cu un OIREP
Există mai multe obligații pe care legea nu le transferă, astfel că acestea rămân la tine. Printre ele se numără:
- identificarea corectă a produselor și ambalajelor puse pe piață (tip de material, greutate, structură complexă sau nu);
- organizarea internă a fluxurilor de ambalaje (primare, secundare, terțiare) și clarificarea ce intră și ce nu intră în raportările către OIREP
- colectarea și arhivarea documentelor justificative (facturi, avize, fișe de produs, fișe de ambalaj, situații de stoc)
- declararea corectă, la termenele stabilite, a cantităților de ambalaje către OIREP și către autorități, acolo unde este cazul
- urmărirea internă a modificărilor din portofoliu (produse noi, schimbare de ambalaj, furnizori noi) și actualizarea informațiilor transmise către OIREP
- implementarea unor proceduri interne pentru prevenirea erorilor de raportare (de exemplu, verificare încrucișată între departamente).
Fără o minimă structură internă, riscul să apară discrepanțe la un control al autorităților crește semnificativ.
De ce apare confuzia și cum o eviți
Confuzia apare în general din două direcții: comunicarea insuficientă în cadrul companiei și așteptările nerealiste de la OIREP. Poți evita aceste probleme dacă:
- stabilești o persoană de contact internă responsabilă de relația cu OIREP-ul;
- creezi un circuit clar de informare între principalele departamente implicate: achiziții, logistică, producție, vânzări și financiar, astfel încât orice modificare de ambalaj să ajungă rapid la responsabilul de raportare;
- soliciți periodic clarificări scrise de la OIREP privind încadrarea anumitor tipuri de ambalaje;
- verifici măcar o dată pe an, împreună cu OIREP-ul, dacă modul în care calculezi cantitățile de ambalaje reflectă realitatea din teren.
Când delimitezi corect ce face OIREP-ul și ce rămâne la tine, relația devine mai clară, riscurile scad, iar contractul chiar își atinge scopul. De exemplu, parteneri precum Eco Synergy pot facilita exact acest tip de colaborare transparentă, astfel încât să îți gestionezi deșeurile de ambalaj în condiții de conformitate și predictibilitate.
Organizarea defectuoasă a datelor interne privind ambalajele și fluxurile deșeurilor
O mare parte dintre companii se concentrează exclusiv pe contractul cu OIREP-ul și lasă pe plan secundar organizarea internă a datelor despre ambalaje. Când apar controale sau diferențe între raportări, problema nu vine din „sistem”, ci din lipsa unui mod clar și consecvent de lucru cu informațiile interne. Când nu organizezi aceste date într-un mod coerent, apar rapid blocaje:
- nu știi exact ce ambalaje pui pe piață și în ce cantități;
- nu poți justifica în fața autorităților diferențele între stocuri, intrări și ieșiri;
- raportezi către OIREP valori care nu au legătură directă cu realitatea;
- rămâi dependent de „Excel-ul unei singure persoane”, care pleacă în concediu și lasă în urmă un haos greu de descifrat.
Cum poți structura mai bine datele interne
Orice companie, indiferent de mărime, își poate crea câteva repere de bază:
- stabilește o fișă standard de ambalaj, obligatorie pentru fiecare produs nou sau modificat, cu informații minime: tip material, gramaj, rol (primar/secundar/terțiar), furnizor
- introdu o regulă simplă: niciun produs nu pleacă în producție sau în vânzare fără ca fișa de ambalaj să fie completă și validată;
- păstrează toate fișele și documentele într-un singur loc (folder structurat pe server, soluție cloud, aplicație dedicată), nu pe laptopul unei singure persoane;
- creează o corespondență clară între codurile de produs, codurile de ambalaj și pozițiile din sistemul contabil, astfel încât să poți reconcilia datele fără interpretări;
- planifică o verificare periodică (de exemplu, trimestrială) a datelor: se ia un produs la întâmplare și se verifică dacă ambalajele din fișă corespund cu ce iese pe poarta fabricii sau a depozitului.
Neglijarea instruirii interne și a comunicării între departamente
Obligațiile legate de ambalaje și deșeuri nu aparțin unei singure persoane. Informațiile pleacă din mai multe zone ale companiei, iar fiecare contribuie cu o piesă importantă:
- achizițiile cunosc furnizorii și specificațiile ambalajelor
- producția știe exact ce se întâmplă fizic cu ambalajele pe flux;
- logistica gestionează stocuri, pierderi, retururi și ambalaje refolosibile;
- vânzările decid promoții, pachete speciale, canale noi de distribuție;
- contabilitatea și financiarul traduc totul în evidențe și rapoarte.
Dacă aceste departamente nu își înțeleg rolul în raportarea către OIREP și nu știu de ce contează corectitudinea datelor, pot trata totul ca pe o simplă formalitate, iar din această lipsă de context apar erori repetate.
De ce ai nevoie de instruire internă minimă
Fiecare persoană implicată în acest proces ar trebui să știe:
- ce înseamnă un OIREP, precum ecosynergy.ro, și ce face efectiv cu datele primite de la companie;
- ce tipuri de ambalaje se raportează și care sunt exemplele concrete din activitatea de zi cu zi;
- ce informații trebuie să transmită mai departe (de exemplu, schimbări de furnizor sau gramaje noi);
- în ce format și până când are de trimis aceste informații;
- ce se poate întâmpla dacă informațiile sunt greșite sau incomplete (diferențe la control, costuri suplimentare, timp pierdut cu clarificări).
Un scurt training, adaptat pe departamente, poate face diferența. Achizițiile au nevoie de exemple legate de specificațiile de ambalaj și clauze contractuale cu furnizorii, în timp ce logistica are nevoie de clarificări despre retururi, pierderi și ambalaje în custodie.
În final, când oamenii înțeleg ce au de făcut și de ce contează, nu mai percep raportarea către OIREP ca pe o obligație vagă, ci ca pe o parte firească din activitatea lor. Rezultatul este controale fără surprize, costuri corecte și o imagine impecabilă în fața partenerilor de afaceri.
Sursa foto: pexels.com
(P)
