* La nivelul anului 2012, rulajul de documente din Primăria Galaţi a totalizat circa 2 milioane de pagini * Până să descopere foaia autocolantă şi plicurile cu fereastră transparentă, adresele de pe plicurile care plecau din Primărie erau caligrafiate de funcţionari * Documentele oficiale semnate de primar sunt adesea cărate cu sacoşa de la un sediu la altul al Primăriei
Cetăţenii din Braşov şi din Constanţa nu sunt nevoiţi să bată drumurile până la Primărie ca să afle care este situaţia unei solicitări depuse. Tastând numărul de înregistrare al cererii, de pe calculatorul de acasă, braşovenii şi constănţenii pot să descopere imediat stadiul soluţionării, la ce serviciu se află cererea lor, şi, eventual, la care funcţionar s-a „înţepenit”. „Primăria Braşov la un click distanţă” aşa se şi numeşte portalul menit să înlocuiască, în condiţii legale şi de securitate a tranzacţiilor, deplasarea la ghişeu şi interacţiunea cu funcţionarul public. Gălăţenii pot descărca de pe site-ul Primăriei formularele tipizate de care au nevoie, dar nimeni nu-i scuteşte de drumurile pentru depunerea dosarelor, şi de plimbatul de la un serviciu la altul, ori de la un sediu la un altul al Primăriei pentru obţinerea unei hârtii pe care trebuie s-o depună ca dovadă la dosar în cu totul altă parte. Cât despre răspunsul la cererea lor, ori aşteaptă acasă, ori pornesc prin jungla birocratică, pe urma cererii.
PwC şi-a pus mâinile în cap
Durerile birocratice ale Primăriei au fost identificate şi de PricewaterhouseCoopers România, în cadrul analizei efectuate la solicitarea primarului Marius Stan. „Activitatea Primăriei presupune un rulaj mare de documente pe suport fizic şi, implicit, consumuri semnificative de hârtie, consumabile pentru imprimante şi copiatoare, dar şi efort semnificativ de timp pentru reducerea şi tipărirea acestora. În prezent, Primăria îşi desfăşoară activitatea în zece diferite. Acest lucru afectează comunicarea internă şi cu cetăţeanul. Exemple în acest sens constituie menţinerea mai multor registre pentru numere de înregistrare, transferul de documente între sedii, plata efectuată de către cetăţeni la casieria unuia dintre sedii urmată de către depunerea dovezii plăţii la alt sediu. La nivelul anului 2012 rulajul de documente a totalizat circa două milioane de pagini”, scrie PwC în raportul său, convins că informatizarea va reduce timpul de întocmire, aprobare şi răspuns la cererile cetăţenilor cu aproximativ 30 la sută şi se vor face economii la tonere şi hârtie.
Cărate cu sacoşa
Potrivit datelor oficiale, la nivelul Primăriei sunt 300 de computere conectate, zece multifuncţionale, cinci imprimante şi trei scanere. Dintr-un sediu în altul (Primărie, Centrul de Relaţii cu Publicul, Fiscalitate, Stare Civilă, Patinoar) pot fi vizualizate doar documentele aflate în fişierele de transfer. Şi dacă actele care au nevoie de semnătura edilului ajung în variantă electronică, ele sunt printate, semnate şi apoi ridicate de servicii… cu sacoşa (funcţie de volumul documentelor). Marele consum de hârtie este reprezentat de documentele care pleacă din instituţia Primăriei. Foarte mulţi ani, adresele de pe miile de plicuri trimise cu acte oficiale altor instituţii sau cetăţenilor erau scrise de mână. După ce s-au luat multifuncţionalele, salariaţii Primăriei au „descoperit” coala de hârtie cu autocolant, n-a mai fost nevoie de „caligrafie”. Dar cu siguranţă mai pleacă din Primărie şi plicuri cu adresantul scris de mână!
Informatizare la viitoarea Primărie
E o certitudine, în plină epocă IT, Primăria stă cocoşată sub hârtiile scrise de mână pentru că adresa sesizăAceastă adresă de email este protejată contra spambots. Trebuie să activați JavaScript pentru a o vedea. nu îl scuteşte pe cetăţean de datul cu subsemnatul. Tot atât de adevărat este că, pentru a-şi face un sistem corect, Primăria are nevoie de un sediu care să îndeplinească toate exigenţele. Prin urmare, chiar dacă reţeaua informatică este în acest moment depăşită pe alocuri, până nu se mută într-un sediu adecvat, Primăria spune că nu are sens să investească prea mult.
Calculatoare noi pentru funcţionari
După o luptă cu alţi cinci furnizori, firma CG&GC IT e-XperT SRL a câştigat licitaţia organizată de Primărie pentru achiziţia de calculatoare - 53 de computere personale PC tip Desktop şi 10 PC tip staţie grafică de uz profesional – cu un contract de 185.044,41 lei fără TVA, bani de la bugetul local. Criteriul de atribuire a fost preţul cel mai scăzut, Primăria estimând valoarea contractului iniţial la 202.500 de lei. Trebuie spus că niciodată Primăria nu şi-a înnoit echipamentele în întregime, în acest moment fiind în uz şi computere vechi de şapte ani.
În primăvară, aleşii locali au dat undă verde Primăriei pentru realizarea unui „Sistem informatic integrat de management al documentelor, arhivă electronică şi managementul relaţiei cu cetăţenii şi mediul de afaceri”, proiect în valoare de 3.188.188 lei. Pe parcursul a 12 luni, municipalitatea va fi dotată cu echipamente hardware în valoare de 689.390 de lei, licenţe software de 1.546.478 de lei, la care se adaugă servicii de dezvoltare, implementare, testare şi realizare interoperabilitate cu aplicaţiile existente a sistemului informatic integrat - 839.232 de lei şi servicii de instalare şi configurare de 113.088 de lei de la bugetul local.
Conexiuni riscante: Una zicem, alta „fumăm”
„Conexiunea este nesigură!”, acesta este avertismentul care apare pe ecranul calculatorului atunci când accesezi secţiunea „E-TAX” a portalului Primăriei Galaţi. Cu toate acestea, în luna aprilie, Primăria Galaţi anunţa că este prima administraţie locală din ţară înrolată în Punctul de Contact Unic, fiind aprobat Protocolul de colaborare cu Centrul Naţional “România Digitală”, “Utilizarea serviciilor de e-guvernare şi integrarea cu portalul Punctul de Contact Unic Electronic (PCU)”. PCU electronic este o platformă prin care pot fi îndeplinite, prin mijloace electronice, toate procedurile şi formalităţile necesare înregistrării, autorizării şi desfăşurării unei activităţi de prestare de servicii. „Este vorba de a oferi cetăţenilor un serviciu pe platformă electronică din punct de vedere a documentelor care sunt solicitate pentru emiterea de autorizaţii de construire, pentru ce înseamnă taxe şi impozite, astfel încât, de pe calculatorul personal, să poată vizualiza ce documente au nevoie sau chiar să verifice situaţia unei cereri sau a unei petiţii în sensul acesta”, declara, la acel moment, city-managerul Aurel Vlaicu. Cum s-ar spune, treaba e bună, dar mai durează…
