Guvernul a modificat Legea Arhivelor Naţionale, astfel încât activitatea de arhivare, doar pentru documentele cu valoare practică, să poată fi făcută de către operatori economici care prestează servicii arhivistice.
Practic, ce va însemna asta? Că Arhivele Naţionale primesc o gură mai mult decât necesară de oxigen, iar beneficiarii vor avea mai puţine drumuri de bătut după documentele utile.
Se ştie, am scris în numeroase rânduri şi noi, că simpla nevoie de a-ţi demonstra salariul şi sporurile primite pentru calcularea sau recalcularea pensiei se transforma, pentru foarte mulţi gălăţeni, în coşmar.
Ei bine, modificarea legii va permite societăţilor comerciale de servicii arhivistice să preia arhive de acest gen şi să elibereze apoi documente. Mai repede şi mai uşor.
Măsură binevenită
Adrian Pohrib (FOTO 1 şi 2), şeful Serviciului Judeţean Galaţi al Arhivelor Naţionale, ne-a explicat că măsura este mai mult decât binevenită.
„Teoretic, Arhivele Naţionale ar trebui să preia numai documentele cu termen de păstrare permanent. Abuziv, printr-o serie de acte normative care au completat Legea Arhivelor Naţionale, fără a fi consultaţi specialiştii în domeniu, în sarcina acestei instituţii a fost pusă şi preluarea altor categorii de documente, cu termen de păstrare limitat, care nu fac parte din categoria Fondului Arhivistic Naţional”.
„Practic, a fost pentru prima dată când instituţia Arhivelor a fost pusă în faţa faptului împlinit, fiind nevoită să preia documente care nu aveau termenul de păstrare permanent”.
„Cazul cel mai frecvent întâlnit este cel al societăţilor comerciale şi al întreprinderilor declarate în stare de faliment şi lichidate, care trebuie să predea arhiva contabilă, în general cu un termen de păstrare de 10 ani, respectiv statele de plată, cu termenul de păstrare de 50 ani, Arhivelor Naţionale”.
Din punctul de vedere al lui Adrian Pohrib, proiectul de lege adoptat de Executiv va facilita accesul cetăţenilor la unele documente cu valoare practică şi va permite eliberarea lor în cât mai scurt timp.
„Din păcate, Arhivele Naţionale se confruntă la momentul actual cu serie de probleme logistice (lipsa spaţiilor de depozitare) şi de personal, motiv pentru care apariţia unui nou act normativ care să permită mediului privat gestionarea şi prelucrarea arhivistică a documentelor cu valoare practică este mai mult decât necesară”.
„Serviciul Judeţean Galaţi al Arhivelor Naţionale dispune de un spaţiu de depozitare de 7.000 metri liniari de arhivă, spaţiu ocupat integral şi un personal de specialitate care numără 12 angajaţi, din care jumătate cu studii superioare”.
„Un calcul simplu ne arată că un angajat gestionează/prelucrează arhivistic aproximativ 600 metri liniari de arhivă, ceea ce opinăm, fără a cădea în capcana subiectivismului, că este destul de mult”, explică şeful Serviciului Judeţean Galaţi al Arhivelor Naţionale.
Documente cu valoare practică
Modificarea făcută de Guvern, de a putea fi preluată activitatea de arhivare pentru documentele cu valoarea practică (adică, de exemplu, adeverinţele privind sporurile, la care ne refeream mai sus) de către operatori economici care au obiect de activitate în acest domeniu, se va aplica pentru documentele care nu au fost încă preluate de nici o instituţie, precum şi pentru documentele cu valoare practică ce vor fi create în viitor.
Potrivit actului normativ, creatorii şi deţinătorii de documente sau, după caz, succesorii în drepturi ai acestora sunt obligaţi să elibereze, la cererea persoanelor fizice şi a persoanelor juridice, certificate, copii şi extrase de pe documentele pe care le creează sau le deţin, dacă acestea se referă la drepturi care îl privesc pe solicitant.
Actul normativ adoptat de Guvern precizează, de asemenea, că, în cazul desfiinţării unor asemenea instituţii publice sau private, fără ca activitatea acestuia să fie continuată, documentele cu valoare istorică se preiau de Arhivele Naţionale sau de serviciile judeţene ale Arhivelor Naţionale.
Documentele cu valoare practică, în baza cărora se eliberează copii, certificate şi extrase privind drepturile referitoare la stagiile de cotizare la asigurările sociale ale cetăţenilor, se predau operatorilor economici autorizaţi.
„În prezent, la nivel naţional şi chiar la nivelul judeţului Galaţi, există operatori economici înfiinţaţi în baza Legii Societăţilor Comerciale, deci cu capital privat, neautorizaţi de către Arhivele Naţionale care prestează servicii arhivistice, iar în baza acestei ordonanţe, vor putea fi autorizaţi”.
„La Galaţi, din cunoştinţele mele sunt două astfel de societăţi, care, împreună, au cam 1000 de metri liniari de arhive. În funcţie de condiţiile pe care le va impune legea, probabil vor apărea, în curând, mult mai multe astfel de societăţi” a mai adăugat Adrian Pohrib.
Cine şi cum autorizează arhivele private
Autorizarea pentru funcţionarea operatorilor economici, ca prestatori de servicii arhivistice, se va face de către Arhivele Naţionale sau de serviciile judeţene ale Arhivelor Naţionale.
Autorizaţia se eliberează, contra cost, dacă sunt îndeplinite cumulativ mai multe condiţii referitoare la competenţa profesională, baza materială, existenţa unui fond destinat acoperirii cheltuielilor ocazionate de transferul documentelor deţinute, în caz de încetare a activităţii, şi de existenţa unor reglementări interne de practică arhivistică.
Autorizaţia se eliberează pentru 3 ani şi poate fi reînnoită pentru aceeaşi perioadă.
Procedurile privind autorizarea şi funcţionarea societăţilor comerciale respective se stabilesc prin norme metodologice, aprobate prin ordin al ministrului Administraţiei şi Internelor, care se publică în Monitorul Oficial al României.
