Managementul documentelor la Prefectura Galaţi

Managementul documentelor la Prefectura Galaţi
Evaluaţi acest articol
(0 voturi)

* Muncă în alte condiţii, nu mai multă  *

Una din „mândriile” subprefectului judeţului Galaţi, Cosmin Păun (foto), este aceea că a reuşit să depună, în această vară, la Ministerul Administraţiei şi Internelor, un proiect despre crearea unui sistem de management al documentelor. „Când am venit la Prefectură, nici internet nu aveam la computerul din birou, eu nu ştiu cum au lucrat cei dinaintea mea”, spune acum Cosmin Păun.

Pentru ce ar trebui implementat un astfel de proiect, cu nume cel puţin ciudat? „Pentru ca hârtiile din interiorul instituţiei să circule rapid şi aici nu vorbim doar de hârtii, ci de informaţiile de care ai nevoie. În prezent, dacă ai nevoie de o informaţie, o obţii destul de greu. Trebuie să telefonezi, să aştepţi să fie căutată informaţia şi aşa mai departe. După ce proiectul va fi implementat, voi căuta informaţia direct la angajatul respectiv, prin intermediul computerului”, explică subprefectul judeţului Galaţi.

Un alt avantaj ar fi că „programul va putea spune cu exactitate unde anume se află o cerere sau petiţie sau altă hârtie, adică în ce stadiu de avizare se află şi se va renunţa o dată pentru totdeauna la expresia «hârtia este pe biroul meu». Expresia se foloseşte acum de către oricine căruia i se cere să spună ceva despre vreo cerere întârziată. Programul nu va mai permite astfel de explicaţii”.

Cosmin Păun spune că implementarea unui astfel de proiect va fi doar primul pas, urmând mai apoi să „pună în reţea” bazele de date ale altor instituţii publice din Galaţi.

„În prezent, avem instituţii care au astfel de sistem de management al documentelor – Casa de Pensii, Vama, care are cel mai bine pus la punct sistem, Direcţia de Finanţe, care ar trebui să îl îmbunătăţească etc.”.

„Din păcate, Primăria Galaţi nu are un astfel de sistem.  În momentul în care aceste instituţii vor fi interconectate, se va reducere birocraţia şi va creşte eficienţa. Nu e vorba despre muncă mai multă, ci despre muncă în altfel de condiţii”, a mai explicat Cosmin Păun.

Citit 718 ori Ultima modificare Luni, 30 Noiembrie -0001 02:00

Nu se mai pot comenta articolele mai vechi de 30 zile.